PENDAMPINGAN KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL DENGAN APLIKASI ARTERI DI SD MUHAMMADIYAH PANDES BANTUL

Abstract

Abstract. File management is an important aspect of an organization, especially in institutions such as schools. Increasing the volume of work certainly leads to increasing the number of archives produced. The number of archives that more and more over time requires good handling so that the information contained in the archive can be found quickly and precisely. In the era of information technology, the management of archives can be done using information system or file digitization. The implementation of community Service (PkM) aims to provide solutions in the filing process at SD Muhammadiyah Pandes. Managing the conventional archives certainly raises issues in the data search and distribution of archives that are always distributed with paper. The distribution of archives using this paper certainly has an impact on the use of many papers. The implementation of PkM is implemented by providing training and mentoring the digitization of archives using the application of arteries. This open-source artery application is easy to use. The arterial training materials are provided from the installation process, the process of importing master data and the process of importing digital archives to the application as well as archival maintenance and archive search processes. The results of the PkM activity are that school administration staff can use the arterial application for the digital document processing and the digital document search process and teachers can use it to store personal documentation in digital form.

Abstrak. Pengelolaan arsip merupakan aspek penting dalam suatu organisasi terutama di instansi seperti sekolah. Bertambahnya volume pekerjaan tentunya  menyebabkan bertambah pula jumlah arsip yang dihasilkan. Jumlah arsip yang semakin banyak dari waktu ke waktu, membutuhkan penanganan yang baik agar informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Di era teknologi informasi, pengelolaan arsip  dapat dilakukan dengan menggunakan sistem informasi atau digitalisasi arsip. Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat (PkM) ini bertujuan untuk memberikan solusi dalam proses pengarsipan di SD Muhammadiyah Pandes. Pengelolaan arsip yang masih konvensional tentunya memunculkan persoalan dalam pencarian data dan distribusi arsip yang selalu didistribusikan dengan kertas. Distribusi arsip dengan menggunakan kertas ini tentunya berdampak pada penggunaan kertas yang banyak. Pelaksanaan PkM ini dilaksanakan dengan cara memberikan pelatihan dan pendampingan digitalisasi arsip dengan menggunakan aplikasi Arteri. Aplikasi arteri yang bersifat open source ini mudah digunakan. Materi pelatihan arteri diberikan dari proses instalasi, proses pemasukan data-data master dan proses pemasukan arsip digital  ke  aplikasi  serta  proses pemeliharaan arsip dan  pencarian arsip.  Hasil kegiatan PkM adalah staff administrasi  sekolah dapat menggunakan aplikasi arteri untuk  proses dokumentasi dalam bentuk digital serta proses pencarian dokumen digital dan para guru dapat menggunakan untuk menyimpan dokumentasi pribadi dalam bentuk digital.